Cuanto tiempo la Iglesia deberá conservar sus records de Tesorería o Finanzas?

La ley no especifica un periodo de tiempo que deben conservarse los records de tesorería; sin embargo, deben aplicarse las siguientes pautas en caso de que los records lleguen a ser materia de evidencia para la administración de cualquier ley de impuestos federales. El IRS recomienda lo siguiente:

• Registros de ingresos y gastos, incluyendo nómina de salarios deberá mantenerse por lo menos cuatro años después de su declaración.  
• Registros relacionados a adquisiciones o disolución de bienes tales como propiedad real, tangible o intangible debe conservar al menos durante cuatro años después de presentar la declaración del año en que su disposición ocurrió.

Presentemente hay multitud de maneras como asegurar cualquier documento en forma digital, para eso hay productos muy efectivos tales como un Scan con los cuales se pueden guardar desde recibos y cheques hasta listados y reportes formales. Formatos digitales son aceptables para el IRS y le ahorra mucho espacio en su oficina. Lo único de considerar es que muchos de los records de Tesorería como los records de diezmos son de carácter confidenciales, de tal modo cualquier sistema digital que utilice asegúrese que no se comprometa la confidencialidad de la información. 

Si usted sospecha que su iglesia ha sufrido un fraude por algún líder de su iglesia o alguna persona de afuera sea un individuo, profesional o alguna organización, es recomendable que mantenga los records de la iglesia indefinidamente. Las quejas de carácter legales contra organizaciones pueden surgir en cualquier momento aun décadas después de lo sucedido. Con tanta facilidad de bodegas digitales, no hay razón porque ninguna iglesia no preserve sus records. 

Si necesita asistencia le puedo hacer algunas recomendaciones, envíeme una nota doritaspage@gmail.com 

 Articulo por Hna. Dorita Saucedo

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